Descubre cómo funciona el sistema de facturación electrónica
Las soluciones de facturación electrónica son aquellas que utilizan la factura electrónica o digital, la cual debe cumplir con las mismas exigencias que la factura tradicional, pero a su vez supone una amplia gama de ventajas, gracias a que se calcula, expide, y envía de manera totalmente electrónica y automatizada.
Mencionando que, por lo general este tipo de soluciones no sólo expiden facturas, sino también otros documentos contemplados en la normativa de cada país, por ejemplo, retenciones, notas de crédito, guías de remisión y otros documentos contables.
La facturación electrónica ha sido impulsada en diferentes países, pues su uso representa desde un beneficio medioambiental, hasta mayor control en las transacciones de los contribuyentes, automatización de los procesos, disminución de los costes operacionales, y reducción e incluso eliminación de los errores humanos.
Así mismo, para que se considere facturación electrónica es necesario que todos los comprobantes se realicen de manera digital, contar con la autorización de los organismos pertinentes para la emisión de dichos documentos, y tener firma digital para asegurar la integridad y autenticidad de los comprobantes generados.
¿Cómo funciona el proceso?
Tal como se comentaba previamente, existen diferentes soluciones de facturación electrónica, donde la mayoría de ellas se basan en un sistema de comprobante digital, el cual es de carácter obligatorio es diferentes países, y es regulado por los respectivos entes competentes. Uno de los sistemas más utilizados es el XML, que garantiza la seguridad e integridad de los documentos.
En algunos casos, cada comprobante emitido cuenta con un número de autorización único, proceso de validación y autorización que toma tan sólo un par de segundos, sin embargo, dicho documento deberá cumplir con decenas de validaciones, donde se verifica el número de cédula, el cálculo de impuestos, la estructura de datos, la vigencia de la firma electrónica, entre otros.
Anteriormente, los comprobantes físicos debían guardarse por 7 años, no obstante, en el caso de la facturación electrónica no es obligatorio su almacenamiento, aunque muchas empresas los guardan a través de sistemas informáticos, mencionando que estos simplifican el proceso y reducen los costos entre un 60 y 80%.
Acotando que, la firma digital debe ir en cualquier comprobante emitido por la empresa, bien sean facturas, notas de crédito, retenciones, y guías de remisión.
Ventajas y desventajas
Tal y como se expresaba anteriormente, la facturación electrónica es un sistema que trae consigo múltiples beneficios, entre ellos:
- Disminuye la evasión tributaria, la fiscalización parcial, y la posibilidad de fraude.
- Contribuye a que el proceso de declaración se realice con mayor eficacia, tanto para el emisor como para el receptor.
- Evita la impresión, lo que supone un ahorro de papel, agua, y reducción de costes e insumos asociados al proceso de impresión y ensobrado.
- Facilita el acceso a la información, el almacenamiento digital de la misma, y el cálculo de impuestos.
- Reduce los costes de envío y facilita la recepción de facturas.
- Facilita el seguimiento de las transacciones.
- Elimina los errores humanos.
- Disminuye los ciclos de tramitación.
Por otra parte, las desventajas del sistema se encuentran asociadas con la incompatibilidad entre formatos, y posibles retrasos por fallos del sistema.
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