¿Qué hace una agencia de organización de eventos corporativos?

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Los eventos corporativos a menudo se organizan para comunicar la estrategia de la empresa. Cambiar el comportamiento interno de la empresa, lanzar un producto o servicio, motivar al personal, o influir en el comportamiento externo de los clientes.

En muchos casos, reúnen a los empleados de la empresa, apoyan iniciativas más amplias de marketing o ventas, e incentivan los logros del equipo.

Índice

    ¿Qué es la planificación de eventos corporativos?

    Sin embargo, la planificación de eventos corporativos va más allá de la planificación de reuniones. Si bien las conferencias y reuniones pueden representar la mayor parte de la carga de trabajo, es posible que se le pida que organice otros eventos que incluyen hospitalidad corporativa, así como el entretenimienfto para clientes, convenciones, exhibiciones y eventos para empleados, como programas de recompensas de viajes de incentivo, formación de equipos, eventos motivadores, recepciones, fiestas y días de recaudación de fondos de caridad.

    Planear y ejecutar un evento corporativo exitoso no es una tarea sencilla. Sin embargo, puede que este sea un proceso de meses que consta de varias etapas y una variedad de pasos organizativos.

    Para ayudarlo a navegar el negocio de la planificación de eventos corporativos, aquí está todo lo que necesita saber:

    • Tipos de eventos corporativos.
    • Presupuesto del evento.
    • Objetivo del evento.
    • Abastecimiento de lugares.
    • Evento de mercadeo.
    • participación de los asistentes.
    • Lista de verificación de planificación de eventos corporativos.

    Tipos de eventos corporativos

    Como se describió anteriormente, los eventos corporativos pueden variar desde conferencias de la empresa y seminarios de capacitación internos hasta días de ausencia del equipo y hospitalidad del cliente. Por lo tanto, al planificar cualquier tipo de evento corporativo, es mejor evaluarlos en términos de su tamaño.

    Los microeventos : Se planifican para hasta 100 delegados y, a menudo, toman la forma de reuniones o sesiones de capacitación más íntimas.

    Los eventos pequeños :  Se clasifican entre 100 y 250 delegados. Pueden ser seminarios, jornadas de formación o conferencias departamentales.

    Es posible que los planificadores deban administrar un itinerario del escenario principal y varias sesiones paralelas, junto con el almuerzo, los refrigerios, las instalaciones audiovisuales, el registro en línea y el transporte.

    Los eventos medianos : Dependen más de la tecnología. Podrían ser conferencias de toda la empresa para hasta 1000 delegados o cumbres de liderazgo para clientes importantes para reunirse con líderes sénior.

    Los eventos a gran escala : A menudo requieren herramientas de tecnología empresarial para administrar elementos como reservas de habitaciones de hotel, vuelos de delegados, presupuestos y registro en línea.

    Presupuesto del evento

    La cantidad de presupuesto disponible puede afectar todos los aspectos de la planificación de eventos corporativos, desde la elección del lugar y los oradores hasta los niveles de catering, entretenimiento, tecnología y personal.

    Decida si su presupuesto solo incluye gastos o podrá complementarlo con ingresos de expositores, patrocinadores u otras formas de ingresos externos.

    Sin embargo, el presupuesto de cada evento necesita una flexibilidad integrada. Los gastos imprevistos son comunes y los costos de los proveedores a menudo se proporcionan como estimaciones, en lugar de precios fijos, por lo que es vital que se administre un presupuesto general en consecuencia y que se establezca un fondo de contingencia.

    Una vez que haya obtenido los costos de los proveedores, haga una lista completa de todas las partidas presupuestarias en el ciclo de vida del evento, incluido el alquiler del lugar, alimentos y bebidas, alojamiento y viajes, honorarios de oradores, costos de personal, tarifas de marketing y servicios.

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